Met wie krijg je te maken als werkvoorbereider?

Zoals we in een eerder artikel hebben besproken, kent de functie van werkvoorbereider veel verantwoordelijkheden. Je organiseert, berekent en zorgt voor de veiligheid van de taken die anderen in je team uitvoeren. Er zijn ook andere werkzaamheden die je als werkvoorbereider op je neemt. Jouw werkzaamheden beginnen bij een opdrachtgever of klant, en komen via jou terecht bij de juiste vakmensen. Daarnaast zijn er nog andere mensen waar je mee te maken krijgt, in dit artikel bespreken we er een paar.

Er is vraag naar een product of dienst, deze vraag komt meestal van een opdrachtgever of klant. In de techniek zijn dit vaak andere bedrijven die een projectaanvraag doen bij het bedrijf waar jij werkt. Dit kunnen grote of kleine projecten zijn, bij een klein project kan je soms ook dienen als projectleider én werkvoorbereider. Dit ligt aan de mate van verantwoordelijkheid die je krijgt. Goede communicatie met de klant staat voorop. Werkvoorbereiders zorgen voor regelmatige updates en bespreken eventuele wijzigingen om aan de verwachtingen van de klant te voldoen. Je moet dus je communicatie zó kunnen inzetten dat klanten die niet zo veel kennis hebben van jouw product, wel goed op de hoogte gehouden kunnen worden. De informatie doorzetten op een manier waar je technische team mee uit de voeten kan, moet je ook kunnen. Als je een klein project hebt, zet je de werkzaamheden gelijk door naar je technisch team nadat je berekeningen en planningen hebt gemaakt. Ingenieurs, technici en specialisten gaan aan de slag met het ontwerp en uitvoering. Je coördineert hun werk en zorgt ervoor dat technische specificaties worden nageleefd. Hierbij is het dus het belangrijk dat je de veiligheidsregels goed kent, je wil niet verantwoordelijk zijn voor fouten die je had kunnen voorkomen. Voordat jouw technisch team aan de slag kan, moet er natuurlijk wel materiaal komen. Soms heeft jouw bedrijf alles op voorraad om een nieuw product te maken, soms niet. Dan moet je leveranciers inschakelen. Het zorgen dat deze leveranciers materialen en apparaten op tijd en volgens specificaties leveren, is jouw taak.

Bij grotere projecten werk je meer samen met mensen die andere stukjes in goede banen leiden. Je hebt bijvoorbeeld te maken met projectmanagers, zij zijn de leiders van het project. Als werkvoorbereider werk je intensief met hen samen om de planning en het budget te beheren. Ze houden de projectvoortgang in de gaten en zorgen voor effectieve communicatie binnen het team. Je zult dus veel terugkoppelen aan projectmanagers, en je moet prioriteiten stellen over de informatie die zij horen te weten. Soms vereist projectvoorbereiding samenwerking met afdelingen zoals inkoop, logistiek, financiën en administratie voor een soepele projectuitvoering. Dit kan intern, bijvoorbeeld als er een order moet worden geplaatst en de afdeling financiën op de hoogte moet worden gesteld. Maar ook extern, als het bedrijf wat de opdracht geeft zich afvraagt hoe het eindproduct wordt geleverd. Je weg vinden binnen al deze vraagstukken en de mensen die daarbij horen, kan best een uitdaging zijn.

Dit is dus zeker geen beroep voor een einzelgänger. Je bent met veel mensen in contact, en kan de lagen van informatie die je doorspeelt goed onderscheiden. Voor een goed beeld over deze functie bieden onze vacatures werkvoorbereider een overzicht van de eisen voor werkvoorbereiders.